Kết hợp dữ liệu

Khi kết hợp, nội dung của các ô trong nhiều bảng sẽ được kết hợp lại một chỗ.

Tổ hợp nội dung các ô

1. Mở tài liệu chứa phạm vi các ô cần hợp nhất.

2. Chọn Dữ liệu > Kết hợp để mở hộp thoại Kết hợp.

3. Trong hộp Phạm vi dữ liệu nguồn hãy chọn một phạm vi các ô cần kết hợp với các phạm vi khác.

   Nếu phạm vi đó chưa được đặt tên, hãy bấm vào trường bên cạnh Phạm vi dữ liệu nguồn. Một dấu nhắc văn bản nhắp nháy sẽ xuất hiện. Gõ vào tham chiếu cho phạm vi nguồn thứ nhất, hoặc chọn phạm vi đó bằng chuột.

4. Nhấn Thêm để chèn phạm vi vừa chọn vào trong trường Phạm vi kết hợp.

5. Chọn các phạm vi còn thiếu và bấm Thêm sau mỗi lần chọn.

6. Chỉ định nơi bạn muốn đặt kết quả bằng cách chọn một phạm vi trong hộp Chép kết quả tới.

   Nếu phạm vi đích chưa được đặt tên, bấm vào trường bên cạnh Chép kết quả tới và nhập tham chiếu của phạm vi đích. Hoặc, bạn có thể chọn phạm vi đích bằng con chuột hoặc đặt con trỏ trong ô trên cùng bên trái của phạm vi.

7. Chọn một hàm từ trong hộp Hàm. Hàm sẽ chỉ định cách thức các giá trị trong phép hợp nhất được kết hợp. Hàm « Tổng » là thiết lập mặc định.

8. Nhấn OK để kết hợp các phạm vi lại.

Các thiết lập bổ sung

Nhấn vào nút Thêm trong hộp thoại Kết hợp để hiển thị các thiết lập bổ sung:

• Chọn Liên kết tới dữ liệu nguồn để chèn các công thức cho kết quả nằm ngay trong phạm vi đích, thay vì kết quả riêng. Nếu bạn liên kết dữ liệu, mỗi khi phạm vi nguồn bị thay đổi, phạm vi đích sẽ tự động được cập nhật lại.

  Ô tham chiếu tương ứng nằm trong phạm vi đích được chèn vào hàng kế tiếp, được sắp xếp tự động và ẩn đi. Chỉ có kết quả cuối cùng dựa trên hàm được chọn là được hiển thị.

• Trong phần Kết hợp theo, hãy chọn giữa Nhãn hàng hoặc Nhãn cột nếu các ô trong phạm vi dữ liệu nguồn được tổng hợp dựa trên nhãn tương ứng của hàng hay cột, thay vì theo vị trí tương của ô trong phạm vi.

  Để tổng hợp theo nhãn hàng hoặc nhãn cột, nhãn phải nằm trong phạm vi nguồn được chọn.

  

  Văn bản bên trong nhãn phải tương đương nhau, để có thể so khớp chính xác hàng và cột cần tổng hợp. Nếu trong phạm vi đích không có thành phần tương đương với nhãn của cột hay hàng trong phạm vi nguồn, các ô này sẽ được chèn vào cột hoặc hàng mới.

  
  

Dữ liệu từ phạm vi tổng hợp lại và phạm vi đích sẽ được lưu cùng tài liệu. Nếu bạn mở một tài liệu có các ô được tổng hợp từ các ô khác, dữ liệu của chúng vẫn được hiển thị, ngay cả khi không có dữ liệu nguồn.