Конструктор запитів

Конструктор запитів дозволяє створити або змінити запит до бази даних.

Щоб скористатися цією командою…

У вікні файлу бази даних натисніть значок Запити і виберіть команди Зміни - Редагування.


note

Більшість баз даних використовують для фільтрування або сортування таблиць баз даних для відображення записів на вашому комп’ютері запити. Подання пропонують ту ж функціональність, що й запити, але на боці сервера. Якщо ваша база даних розташована на сервері, який підтримує подання, ви можете використовувати подання для фільтрування записів на сервері, щоб прискорити показ.


note

Вибравши команду Створити подання на вкладці Таблиці документа бази даних, ви побачите вікно Дизайн подання, яке нагадує описаний тут Конструктор запитів.


Макет вікна "Конструктор запитів" зберігається зі створеним запитом, але не може зберігатися зі створеним поданням.

Конструктор

Щоб створити запит, клацніть у документі бази даних піктограму Запити, а потім натисніть Створити запит у конструкторі.

Нижня панель конструктора - це місце визначення запиту. Щоб визначити запит, укажіть назви полів бази даних, які слід включити, і критерії показу полів. Щоб змінити порядок стовпців на нижній панелі конструктора, перетягніть заголовок стовпця на нове місце або виберіть стовпець і натисніть +клаішу зі стрілкою.

У верхній частині вікна "Конструктор запиту" є піктограми панелей Конструктор запитів і Дизайн.

Щоб перевірити запит, двічі клацніть його назву в документі бази даних. Результат запиту виводиться у таблиці, подібній до подання джерела даних. Примітка: виведена таблиця є тимчасовою.

Клавіші в режимі конструктора

Клавіша

Дія

F4

Попередній перегляд

F5

Запустити запит

F7

Додати таблицю або запит


Огляд

При першому відкритті конструктора запиту, виводиться діалогове вікно, у якому потрібно вибрати таблицю або запит, які стануть основою для нового запиту.

Двічі клацніть поля, щоб додати їх до запиту. Перетягніть, щоб визначити відношення.

note

Під час розробки запиту не можна змінювати вибрані таблиці.


Вилучити таблиці

Щоб вилучити таблицю з конструктора, клацніть верхню межу вікна таблиці та відкрийте контекстне меню і скористайтесь командою Видалити. Також можна натиснути клавішу Delete.

Перемістити таблицю та змінити її розмір

Ви можете змінити розмір та розташувати таблиці відповідно до ваших уподобань. Щоб перемістити таблиці, перетягніть верхню межу до потрібного положення. Збільшіть або зменшіть розмір відображення таблиці, перетягнувши її межу або куток.

Зв'язки між таблицями

Якщо між назвами полів таблиць є відношення даних, ви можете їх використовувати в запиті.

Якщо, наприклад, є електронна таблиця статей, ідентифікована номером статті, та електронна таблиця клієнтів, у якій ви записуєте всі статті, які замовляє клієнт, використовуючи відповідні номери статей, то між двома полями даних "номер статті" існує зв'язок. Якщо потрібно створити запит, який повертає всі статті, які замовив клієнт, ви маєте отримати дані з двох електронних таблиць. Для цього слід повідомити LibreOffice про зв'язок, який існує між даними цих таблиць.

Для цього клацніть назву поля в таблиці (наприклад, назву "Номер-елемента" в таблиці "Клієнт"), натисніть кнопку миші, а потім перетягніть назву поля на назву поля іншої таблиці ("Номер-елемента" з таблиці Елемент). Коли ви відпустите кнопку миші, між двома вікнами з'явиться лінія, що з'єднує два поля таблиць. Відповідна умова про те, що вміст двох полів має збігатись, уводиться в кінцевий запит SQL.

Створення запиту на основі кількох пов'язаних аркушів можливе лише за умови використання LibreOffice як інтерфейсу для реляційної бази даних.

note

Ви не можете в запиті отримати доступ до таблиць із різних баз даних. Запити з кількома таблицями можна створювати лише в одній базі даних.


Визначення типу зв'язку

Якщо двічі клацнути лінію, що з'єднує два пов'язаних поля, або викликати команду меню Вставка - Створити зв'язок, можна в діалоговому вікні Зв'язки задати тип зв'язку.

Alternatively, press Tab until the line is selected, then press Shift+F10 to display the context menu and there choose the command Edit. Some databases support only a subset of the possible join types.

Deleting relations

To delete a relation between two tables, click the connection line and then press the Delete key.

Alternatively, delete the respective entries in Fields involved in the Relations dialog. Or press Tab until the connecting vector is displayed highlighted, then press Shift+F10 to open the context menu and select Delete command.

Defining the query

Select conditions to define the query. Each column of the design table accepts a data field for the query. The conditions in one row are linked with a Boolean AND.

Specifying field names

Спочатку виберіть усі назви полів із таблиць, які потрібно додати до запиту. Ви можете зробити це перетягуванням або подвійним клацанням назви поля у вікні таблиці. За допомогою миші перетягніть ім'я поля з вікна таблиці в нижню область вікна формування запиту. Таким чином Ви можете вирішити, який стовпець у вікні формування запиту отримає вибране поле. Назву поля також можна вибрати подвійним клацанням. Потім воно буде додано до наступного вільного стовпця у вікні формування запиту.

Deleting field names

To remove a field name from the query, click the column header of the field and choose the Delete command on the context menu for the column.

Saving the query

Use the Save icon on the Standard toolbar to save the query. You will see a dialog that asks you to enter a name for the query. If the database supports schemas, you can also enter a schema name.

Schema

Enter the name of the schema that is assigned to the query or table view.

Query name or table view name

Enter the name of the query or table view.

Filtering data

Щоб відфільтрувати дані для запиту, встановіть бажані критерії в нижній частині вікна формування запиту. Доступні такі варіанти:

Field

Enter the name of the data field that is referred to in the Query. All settings made in the filter option rows refer to this field. If you activate a cell here with a mouse click you'll see an arrow button, which enables you to select a field. The "Table name.*" option selects all data fields with the effect that the specified criteria will be applied to all table fields.

Alias

Specifies an alias. This alias will be listed in the query instead of the field name. This makes it possible to use user-defined column labels. For example, if the data field is named PtNo and, instead of that name, you would like to have PartNum appear in the query, enter PartNum as the alias.

In a SQL statement, aliases are defined as follows:

SELECT column AS alias FROM table.

For example:

SELECT "PtNo" AS "PartNum" FROM "Parts"

Table

The corresponding database table of the selected data field is listed here. If you activate this cell with a mouse click, an arrow will appear which enables you to select a different table for the current query.

Sort

If you click on this cell, you can choose a sort option: ascending, descending and unsorted. Text fields will be sorted alphabetically and numerical fields numerically. For most databases, administrators can set the sorting options at the database level.

Visible

If you mark the Visible property for a data field, that field will be visibly displayed in the resulting query. If you are only using a data field to formulate a condition or make a calculation, you do not necessarily need to display it.

Criteria

Specifies a first criteria by which the content of the data field is to be filtered.

or

Here you can enter one additional filter criterion for each line. Multiple criteria in a single column will be interpreted as boolean OR.

Ви також можете використати контекстне меню заголовків рядків у нижній частині вікна формування запиту, щоб встановити фільтр на основі функції:

Functions

The functions which are available here depend on those provided by the database engine.

If you are working with the embedded HSQL database, the list box in the Function row offers you the following options:

Option

SQL

Effect

No function

No function will be executed.

Average

AVG

Calculates the arithmetic mean of a field.

Count

COUNT

Determines the number of records in the table. Empty fields can either be counted (a) or excluded (b).

a) COUNT(*): Passing an asterisk as the argument counts all records in the table.

b) COUNT(column): Passing a field name as an argument counts only the records in which the specified field contains a value. Records in which the field has a Null value (i.e. contains no textual or numeric value) will not be counted.

Maximum

MAX

Determines the highest value of a record for that field.

Minimum

MIN

Determines the lowest value of a record for that field.

Sum

SUM

Calculates the sum of the values of records for the associated fields.

Group

GROUP BY

Groups query data according to the selected field name. Functions are executed according to the specified groups. In SQL, this option corresponds to the GROUP BY clause. If a criterion is added, this entry appears in the SQL HAVING sub-clause.


You can also enter function calls directly into the SQL statement. The syntax is:

SELECT FUNCTION(column) FROM table.

For example, the function call in SQL for calculating a sum is:

SELECT SUM("Price") FROM "Article".

Except for the Group function, the above functions are called Aggregate functions. These are functions that calculate data to create summaries from the results. Additional functions that are not listed in the list box might be also possible. These depend on the specific database engine in use and on the current functionality provided by the Base driver used to connect to that database engine.

To use other functions not listed in the list box, you must enter them manually under Field.

You can also assign aliases to function calls. If you do not want to display the query string in the column header, enter a desired substitute name under Alias.

The corresponding function in an SQL statement is:

SELECT FUNCTION() AS alias FROM table

Example:

SELECT COUNT(*) AS count FROM "Item"

note

If you run such a function, you cannot insert any additional columns for the query other than as an argument in a "Group" function.


Examples

In the following example, a query is run through two tables: an "Item" table with the "Item_No" field and a "Suppliers" table with the "Supplier_Name" field. In addition, both tables have a common field name "Supplier_No."

The following steps are required to create a query containing all suppliers who deliver more than three items.

  1. Insert the "Item" and "Suppliers" tables into the query design.

  2. Link the "Supplier_No" fields of the two tables if there is not already a relation of this type.

  3. Double-click on the "Item_No" field from the "Item" table. Display the Function line using the context menu and select the Count function.

  4. Enter >3 as a criterion and disable the Visible field.

  5. Double-click the "Supplier_Name" field in the "Suppliers" table and choose the Group function.

  6. Run the query.

If the "price" (for the individual price of an article) and "Supplier_No" (for the supplier of the article) fields exist in the "Item" table, you can obtain the average price of the item that a supplier provides with the following query:

  1. Insert the "Item" table into the query design.

  2. Double-click the "Price" and "Supplier_No" fields.

  3. Enable the Function line and select the Average function from the "Price" field.

  4. You can also enter "Average" in the line for the alias name (without quotation marks).

  5. Choose Group for the "Supplier_No" field.

  6. Run the query.

The following context menu commands and symbols are available:

Functions

Shows or hides a row for the selection of functions.

Table Name

Shows or hides the row for the table name.

Alias Name

Shows or hides the row for the alias name.

Distinct Values

Retrieves only distinct values from the query. This applies to multiple records that might contain several repeating occurrences of data in the selected fields. If the Distinct Values command is active, you should only see one record in the query (DISTINCT). Otherwise, you will see all records corresponding to the query criteria (ALL).

For example, if the name "Smith" occurs several times in your address database, you can choose the Distinct Values command to specify in the query that the name "Smith" will occur only once.

For a query involving several fields, the combination of values from all fields must be unique so that the result can be formed from a specific record. For example, you have "Smith in Chicago" once in your address book and "Smith in London" twice. With the Distinct Values command, the query will use the two fields "last name" and "city" and return the query result "Smith in Chicago" once and "Smith in London" once.

In SQL, this command corresponds to the DISTINCT predicate.

Limit

Allows you to limit the maximum number of records returned by a query.

If a Limit construction is added, you will get at most as many rows as the number you specify. Otherwise, you will see all records corresponding to the query criteria.

Formulating filter conditions

When formulating filter conditions, various operators and commands are available to you. Apart from the relational operators, there are SQL-specific commands that query the content of database fields. If you use these commands in the LibreOffice syntax, LibreOffice automatically converts these into the corresponding SQL syntax via an internal parser. You can also enter the SQL command directly and bypass the internal parser. The following tables give an overview of the operators and commands:

Operator

Meaning

Condition is satisfied if...

=

equal to

... the content of the field is identical to the indicated expression.

The operator = will not be displayed in the query fields. If you enter a value without any operator, the = operator is automatically assumed.

<>

not equal to

... the content of the field does not correspond to the specified expression.

>

greater than

... the content of the field is greater than the specified expression.

<

less than

... the content of the field is less than the specified expression.

>=

greater than or equal to

... the content of the field is greater than or equal to the specified expression.

<=

less than or equal to

... the content of the field is less than or equal to the specified expression.


LibreOffice command

SQL command

Meaning

Condition is satisfied if...

IS EMPTY

IS NULL

is null

... the field contains no data. For Yes/No fields with three possible states, this command automatically queries the undetermined state (neither Yes nor No).

IS NOT EMPTY

IS NOT NULL

is not empty

... the field is not empty, i.e it contains data.

LIKE

placeholder (*) for any number of characters

placeholder (?) for exactly one character

LIKE

placeholder (%) for any number of characters

Placeholder (_) for exactly one character

is an element of

... the data field contains the indicated expression. The (*) placeholder indicates whether the expression x occurs at the beginning of (x*), at the end of (*x) or inside the field content (*x*). You can enter as a placeholder in SQL queries either the SQL % character or the familiar (*) file system placeholder in the LibreOffice interface.

The (*) or (%) placeholder stands for any number of characters. The question mark (?) in the LibreOffice interface or the underscore (_) in SQL queries is used to represent exactly one character.

NOT LIKE

NOT LIKE

Is not an element of

... the field does not contain data having the specified expression.

BETWEEN x AND y

BETWEEN x AND y

falls within the interval [x,y]

... the field contains a data value that lies between the two values x and y.

NOT BETWEEN x AND y

NOT BETWEEN x AND y

Does not fall within the interval [x,y]

... the field contains a data value that does not lie between the two values x and y.

IN (a; b; c...)

Note that semicolons are used as separators in all value lists!

IN (a, b, c...)

contains a, b, c...

... the field name contains one of the specified expressions a, b, c,... Any number of expressions can be specified, and the result of the query is determined by a boolean OR operator. The expressions a, b, c... can be either numbers or characters

NOT IN (a; b; c...)

NOT IN (a, b, c...)

does not contain a, b, c...

... the field does not contain one of the specified expressions a, b, c,...

= TRUE

= TRUE

has the value True

... the field name has the value True.

= FALSE

= FALSE

has the value false

... the field data value is set to false.


Examples

='Ms.'

returns field names with the field content "Ms."

<'2001-01-10'

returns dates that occurred before January 10, 2001

LIKE 'g?ve'

returns records with field content such as "give" and "gave".

LIKE 'S*'

returns records with field contents such as "Sun".

BETWEEN 10 AND 20

returns records with field content between the values 10 and 20. (The fields can be either text fields or number fields).

IN (1; 3; 5; 7)

returns records with the values 1, 3, 5, 7. If the field name contains an item number, for example, you can create a query that returns the item having the specified number.

NOT IN ('Smith')

returns records that do not contain "Smith".


Like Escape Sequence: {escape 'escape-character'}

Example: select * from Item where ItemName like 'The *%' {escape '*'}

The example will give you all of the entries where the item name begins with 'The *'. This means that you can also search for characters that would otherwise be interpreted as placeholders, such as *, ?, _, % or the period.

Outer Join Escape Sequence: {oj outer-join}

Example: select Article.* from {oj item LEFT OUTER JOIN orders ON item.no=orders.ANR}

Querying text fields

To query the content of a text field, you must put the expression between single quotes. The distinction between uppercase and lowercase letters depends on the database in use. LIKE, by definition, is case-sensitive (though some databases don't interpret this strictly).

Querying date fields

Date fields are represented as #Date# to clearly identify them as dates. Date, time and date/time constants (literals) used in conditions can be of either the SQL Escape Syntax type, or default SQL2 syntax.

Date Type Element

SQL Escape syntax #1 - may be obsolete

SQL Escape syntax #2

SQL2 syntax

Date

{D'YYYY-MM-DD'}

{d 'YYYY-MM-DD'}

'YYYY-MM-DD'

Time

{D'HH:MM:SS'}

{t 'HH:MI:SS[.SS]'}

'HH:MI:SS[.SS]'

DateTime

{D'YYYY-MM-DD HH:MM:SS'}

{ts 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS[.SS]'}

'YYYY-MM-DD HH:MI:SS[.SS]'


Example: select {d '1999-12-31'} from world.years

Example: select * from mytable where years='1999-12-31'

All date expressions (date literals) must be enclosed with single quotation marks. (Consult the reference for the particular database and connector you are using for more details.)

Querying Yes/No fields

To query Yes/No fields, use the following syntax for dBASE tables:

Status

Query criterion

Example

Yes

for dBASE tables: not equal to any given value

=1 returns all records where the Yes/No field has the status "Yes" or "On" (selected in black),

No

.

=0 returns all records for which the Yes/No field has the status "No" or "Off" (no selection).

Null

IS NULL

IS NULL returns all records for which the Yes/No field has neither of the states Yes or No (selected in gray).


note

The syntax depends on the database system used. You should also note that Yes/No fields can be defined differently (only 2 states instead of 3).


Parameter queries

Parameter queries allow the user to input values at run-time. These values are used within the criteria for selecting the records to be displayed. Each such value has a parameter name associated with it, which is used to prompt the user when the query is run.

Parameter names are preceded by a colon in both the Design and SQL views of a query. This can be used wherever a value can appear. If the same value is to appear more than once in the query, the same parameter name is used.

In the simplest case, where the user enters a value which is matched for equality, the parameter name with its preceding colon is simply entered in the Criterion row. In SQL mode this should be typed as WHERE "Field" = :Parameter_name

warning

Parameter names may not contain any of the characters <space>`!"$%^*()+={}[]@'~#<>?/,. They may not be the same as field names or SQL reserved words. They may be the same as aliases.


tip

A useful construction for selecting records based on parts of a text field's content is to add a hidden column with "LIKE '%' || :Part_of_field || '%'" as the criterion. This will select records with an exact match. If a case-insensitive test is wanted, one solution is to use LOWER (Field_Name) as the field and LIKE LOWER ( '%' || :Part_of_field || '%' ) as the criterion. Note that the spaces in the criterion are important; if they are left out the SQL parser interprets the entire criterion as a string to be matched. In SQL mode this should be typed as LOWER ( "Field_Name" ) LIKE LOWER ( '%' || :Part_of_field || '%' ).


Parameter queries may be used as the data source for subforms, to allow the user to restrict the displayed records.

Parameter Input

The Parameter Input dialog asks the user to enter the parameter values. Enter a value for each query parameter and confirm by clicking OK or typing Enter.

The values entered by the user may consist of any characters which are allowable for the SQL for the relevant criterion; this may depend on the underlying database system.

tip

The user can use the SQL wild-card characters "%" (arbitrary string) or "_" (arbitrary single character) as part of the value to retrieve records with more complex criteria.


SQL Mode

SQL stands for "Structured Query Language" and describes instructions for updating and administering relational databases.

In LibreOffice you do not need any knowledge of SQL for most queries, since you do not have to enter the SQL code. If you create a query in the query designer, LibreOffice automatically converts your instructions into the corresponding SQL syntax. If, with the help of the Switch Design View On/Off button, you change to the SQL view, you can see the SQL commands for a query that has already been created.

You can formulate your query directly in SQL code. Note, however, that the special syntax is dependent upon the database system that you use.

If you enter the SQL code manually, you can create SQL-specific queries that are not supported by the graphical interface in the Query designer. These queries must be executed in native SQL mode.

By clicking the Run SQL command directly icon in the SQL view, you can formulate a query that is not processed by LibreOffice and sent directly to the database engine.

Будь ласка, підтримайте нас!