Assistent Keuzelijst met invoervak/Keuzelijst
Als u een keuzelijst met invoervak of een keuzelijst in een document invoegt, wordt automatisch een Assistent gestart. Deze Assistent laat u interactief specificeren welke informatie wordt weergegeven.
U kunt het pictogram Assistenten aan/uit gebruiken om te voorkomen dat de Assistent automatisch wordt gestart.
De Assistenten voor keuzelijsten en keuzelijsten met invoervak verschillen van elkaar in hun uiteindelijke stappen. Dit heeft te maken met de aard van velden van besturingselementen:
Keuzelijsten
In geval van een keuzelijst selecteert de gebruiker één item uit een lijst van items. Deze items zijn opgeslagen in een databasetabel en kunnen niet worden gewijzigd via de keuzelijst.
Als algemene regel geldt dat de databasetabel die de lijstitems bevat die zichtbaar zijn in het formulier niet de tabel is waarop het formulier is gebaseerd. Daarom werken de keuzelijsten van een bepaald formulier met behulp van verwijzingen, d.w.z. verwijzingen naar de zichtbare lijstitems die zich bevinden in de formuliertabel (waardentabel) en als zodanig ook zijn ingevoerd in de waardentabel indien de gebruiker een item uit de lijst selecteert en die opslaat. Via verwijzingswaarden kunnen keuzelijsten gegevens van een tabel weergeven, gekoppeld aan de actuele formuliertabel. Daarom laat de Assistent Keuzelijst toe dat twee tabellen uit een database worden gekoppeld, zodat het controleveld een gedetailleerde lijst van een databaseveld kan weergeven die zich bevindt in een andere tabel dan die waarnaar het formulier verwijst.
In de andere tabellen wordt naar het benodigde veld gezocht met behulp van de namen van de velden (ControlSource) en daarna worden de velden overeenkomstig gecompleteerd. Als de veldnaam niet wordt gevonden blijft de lijst leeg. Als lijstvelden gekoppelde kolommen bevatten zal de eerste kolom van de andere tabel worden gebruikt zonder dat eerst een query wordt getoond.
Als een artikeltabel bijvoorbeeld het nummer van een leverancier bevat, kan de keuzelijst de 'leveranciersnummer' koppeling gebruiken om de naam van de leverancier uit de leverancierstabel te tonen. Op de Velden koppelen pagina zal de Assistent u vragen naar alle instellingen die nodig zijn voor deze koppeling.
Keuzelijsten met invoervak
In geval van keuzelijsten met invoervak kunnen gebruikers één item uit de lijstitems selecteren of zelf tekst invoeren. De items die worden aangeboden als een lijst waaruit gebruikers kunnen selecteren, kan zijn oorsprong vinden in een willekeurige databasetabel. De items die gebruikers selecteren of intoetsen zodat zij kunnen worden opgeslagen, kunnen worden opgeslagen óf in het formulier alleen óf in een database. Als zij worden opgeslagen in een database zullen zij naar de databasetabel waarop het formulier is gebaseerd worden geschreven.
Keuzelijsten met invoervak kunnen de gegevens van een willekeurige tabel weergeven. Een directe koppeling tussen de huidige formuliertabel en de tabel waarvan de waarden getoond moeten worden in de keuzelijst met invoervak (lijsttabel) is niet nodig. Keuzelijsten met invoervak werken niet met verwijzingen. Als de gebruiker een waarde invoert of selecteert en die opslaat, zal de feitelijk getoonde waarde worden ingevoerd in de formuliertabel. Omdat er geen koppeling is tussen de formuliertabel en de lijsttabel zal de tabel Velden koppelen hier niet verschijnen.
In geval van een keuzelijst selecteert u items uit de lijst en deze worden opgeslagen in de lijsttabel. In geval van een keuzelijst met invoervak kunt u aanvullende tekst toevoegen die kan worden weggeschreven naar de actuele databasetabel van het formulier (waardentabel) en daar, indien gewenst, opgeslagen kan worden. Voor deze functie heeft de Assistent Keuzelijst met invoervak de pagina Databaseveld als de laatste pagina, terwijl in geval van keuzelijsten deze pagina niet zal bestaan. Hier kunt u invoeren of en waar tekst, die ingevoerd is, moet worden opgeslagen in de waardentabel.