Asistente para cuadros combinados/cuadros de lista

Cuando se inserta un cuadro combinado o de lista en un documento, se inicia un asistente de forma automática. El asistente permite especificar de forma interactiva la información que se muestra.

Los asistentes de los cuadros combinados y de lista difieren el uno del otro en el paso final. Eso se debe a la naturaleza de los controles:

Listados

Los listados permiten al usuario elegir una entrada de entre las varias que contiene la lista. Dichas entradas se encuentran almacenadas en una tabla de base de datos y no pueden editarse dentro del listado.

Como norma general, la tabla de base de datos que contiene las entradas de lista visibles del formulario no es la tabla en la que se basa el formulario. Los cuadros de lista de un formulario funcionan mediante referencias, es decir, las referencias a las entradas de lista visibles se hallan en la tabla del formulario (tabla de valores); dichas entradas también se escriben como tales en la tabla de valores si el usuario selecciona una entrada de la lista y la guarda. Mediante los valores de referencia, los cuadros de lista pueden mostrar datos de una tabla vinculados con la tabla de formulario actual. De esta forma, el Asistente para cuadros de lista permite la vinculación de dos tablas de una base de datos, a fin de que el control de campo pueda mostrar una lista detallada de un campo de base de datos que se encuentra en una tabla distinta de la que el formulario hace referencia.

En las demás tablas, el campo necesario se busca mediante los nombres de campo (ControlSource) y, a continuación, los campos se cumplimentan del modo correspondiente. Si el nombre de campo no se encuentra, la lista permanece vacía. Si los campos de lista contienen columnas vinculadas, la primera columna de la otra tabla se empleará sin que antes se muestre la consulta.

Por ejemplo, si una tabla de artículos contiene el número de proveedor, el cuadro de lista puede emplear el vínculo "número de proveedor" para mostrar el nombre del proveedor desde la tabla de proveedores. En la página Vínculos de campo el asistente solicita los parámetros necesarios para este vínculo.

Cuadros combinados

En el caso de los cuadros combinados, los usuarios pueden seleccionar una entrada de la lista o escribir ellos mismos el texto. Las entradas que se ofrecen en la lista para que los usuarios las seleccionen pueden proceder de cualquier tabla de base de datos. Las entradas seleccionadas o escritas por los usuarios para que se guarden pueden guardarse únicamente en el formulario o en una base de datos. Si se guardan en una base de datos, se escribirán en la tabla en la que se basa el formulario.

Los cuadros combinados pueden mostrar los datos de cualquier tabla, con la condición de que no haya ninguna conexión directa entre la tabla del formulario actual y la tabla cuyos valores se muestran en el cuadro combinado (tabla de listado). Los cuadros combinados no trabajan con referencias. Cuando el usuario introduce o selecciona un valor y lo guarda, el valor que realmente se muestra es el que se introduce en la tabla de formulario. Dado que no existe ninguna vinculación entre la tabla de formulario y la de listado, no aparece la página Vinculación de campo

Si se trata de un cuadro de lista, las entradas se seleccionan en la lista y se guardan en la tabla de lista. Si se trata de un cuadro combinado, se puede agregar texto para guardarlo en la tabla de la base de datos activa del formulario (tabla de valores) y almacenarlo como convenga. Para tal propósito, el Asistente para cuadros combinados presenta Procesamiento de datos como última página, opción de la que carecen los cuadros de lista. En esta página se puede especificar si el texto que se ha escrito se debe guardar y su ubicación en la tabla de valores.