Δόμηση αναφοράς

Η Δόμηση αναφοράς είναι ένα εργαλείο για να δημιουργήσετε τις δικές σας αναφορές της βάσης δεδομένων. Σε αντίθεση με τον Αυτόματο πιλότο αναφοράς, χρησιμοποιώντας τη Δόμηση αναφοράς μπορείτε να ελέγχετε τη σχεδίασή της με τον τρόπο που επιθυμείτε. Η παραγόμενη αναφορά είναι ένα αρχείο του Writer το οποίο μπορείτε, επίσης, να επεξεργαστείτε.

Εικονίδιο σημείωσης

Για να χρησιμοποιήσετε τον δομητή αναφοράς, πρέπει να εγκατασταθεί το συστατικό δομητή αναφοράς. Επιπρόσθετα, το λογισμικό περιβάλλοντος χρόνου εκτέλεσης Java (JRE) πρέπει να είναι εγκατεστημένο και αυτό το λογισμικό πρέπει να επιλεχτεί στο LibreOffice.


Για να εγκαταστήσετε το λογισμικό JRE

Η Δόμηση αναφοράς απαιτεί εγκατεστημένο το λογισμικό Java Runtime Environment (JRE).

  1. Επιλέξτε - LibreOffice - Προχωρημένα.

  2. Περιμένετε για ένα λεπτό, ενώ το LibreOffice συλλέγει πληροφορίες σχετικά με το εγκατεστημένο λογισμικό Java στο σύστημά σας.

    Αν εντοπιστεί μία πρόσφατη έκδοση της JRE στο σύστημά σας, θα δείτε μία καταχώρηση στη λίστα.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής μπροστά από την καταχώρηση για να ενεργοποιήσετε την έκδοση της JRE για χρήση της στο LibreOffice.

  4. Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Χρήση περιβάλλοντος εκτέλεσης Java είναι ενεργοποιημένη.

Αν δεν βρεθεί καμία έκδοση JRE στο σύστημά σας, ανοίξτε τον περιηγητή ιστού σας και μεταφορτώστε το λογισμικό JRE από το http://www.java.com. Εγκαταστήστε το λογισμικό JRE. Έπειτα επανεκκινήστε το LibreOffice και ανοίξτε - LibreOffice - Προχωρημένα πάλι.

Για να ανοίξετε τη Δόμηση αναφοράς

  1. Ανοίξτε ένα αρχείο του Base ή δημιουργήστε μία νέα βάση δεδομένων. Η βάση δεδομένων πρέπει να περιέχει έναν πίνακα με τουλάχιστον ένα πεδίο δεδομένων και ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού.

  2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Αναφορές στο παράθυρο Base, ύστερα επιλέξτε Δημιουργία αναφοράς στην Προβολή σχεδίασης.

    Ανοίγει το παράθυρο της Δόμησης αναφοράς.

Η Δόμηση αναφοράς διαιρείται σε τρία μέρη. Στην κορυφή μπορείτε να δείτε το μενού, με τις γραμμές εργαλείων από κάτω.

Στα δεξιά θα δείτε το παράθυρο Ιδιότητες με τις τιμές των ιδιοτήτων για το τρέχον επιλεγμένο αντικείμενο.

Το αριστερό μέρος του παραθύρου Δόμηση αναφοράς εμφανίζει την προβολή Δόμηση αναφοράς. Η προβολή αυτή διαιρείται εξαρχής σε τρεις ενότητες, από πάνω προς τα κάτω:

  1. Κεφαλίδα σελίδας - μεταφέρετε πεδία ελέγχου με σταθερό κείμενο στην περιοχή Κεφαλίδα σελίδας

  2. Λεπτομέρεια - μεταφέρετε και ελευθερώστε πεδία βάσης δεδομένων στη περιοχή λεπτομέρειες

  3. Υποσέλιδο σελίδας - μεταφέρετε πεδία ελέγχου με σταθερό κείμενο στην περιοχή Υποσέλιδο σελίδας

Για να εισάγετε μία επιπλέον περιοχή Κεφαλίδα αναφοράς και Υποσέλιδο αναφοράς επιλέξτε Επεξεργασία - Εισαγωγή κεφαλίδας/υποσέλιδου αναφοράς. Οι περιοχές αυτές περιέχουν κείμενο που εμφανίζεται στην αρχή και στο τέλος ολόκληρης της αναφοράς.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο "-" μπροστά από ένα όνομα περιοχής για να συρρικνώσετε την περιοχή αυτή σε μία γραμμή στην προβολή της Δόμησης αναφοράς. Το εικονίδιο "-" μετατρέπεται σε "+", και μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτό για να επεκτείνετε ξανά την περιοχή.

Μπορείτε να εισάγετε πεδία βάσης δεδομένων εφαρμόζοντας μεταφορά και απόθεση στην περιοχή Λεπτομέρεια. Δείτε την ενότητα "Για να εισάγετε πεδία σε αναφορά" παρακάτω.

Επιπλέον, μπορείτε να κάνετε κλικ στο πεδίο Ετικέτα ή στο εικονίδιο Πλαίσιο Κειμένου στη γραμμή εργαλείων. Ύστερα μεταφέρετε ένα ορθογώνιο στην περιοχή Κεφαλίδα σελίδας ή Υποσέλιδο σελίδας, για να ορίσετε ένα κείμενο που θα είναι ίδιο σε όλες τις σελίδες. Μπορείτε να εισάγετε το κείμενο στο πεδίο Ετικέτα του αντίστοιχου παραθύρου Ιδιότητες. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε γραφικά αντικείμενα χρησιμοποιώντας το εικονίδιο Γραφικά.

Για να συνδέσετε την αναφορά σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων

  1. Μετακινήστε το ποντίκι σας στην προβολή Ιδιότητες. Θα δείτε δύο σελίδες καρτελών: Γενικά και Δεδομένα.

  2. Στη σελίδα της καρτέλας Δεδομένα, κάντε κλικ στο Περιεχόμενο για να ανοίξετε το πεδίο πολλαπλών επιλογών.

  3. Επιλέξτε τον πίνακα για τον οποίο επιθυμείτε να δημιουργήσετε την αναφορά.

  4. Αφού επιλέξετε τον πίνακα, πιέστε το πλήκτρο Tab για να εξέλθετε από το πεδίο Περιεχόμενο.

Το παράθυρο Προσθήκη πεδίων σε αναφορά ανοίγει αυτόματα και εμφανίζει όλα τα πεδία του επιλεγμένου πίνακα.

Προσθήκη πεδίων σε αναφορά

Το παράθυρο προσθήκης πεδίου σας βοηθά στην εισαγωγή καταχωρίσεων πίνακα στην αναφορά.

Ύστερα από την εισαγωγή των πεδίων στη Λεπτομερή προβολή, η αναφορά είναι έτοιμη προς εκτέλεση.

Για να εκτελέσετε μία αναφορά

  1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Εκτέλεση αναφοράς Icon στη γραμμή εργαλείων.

Ανοίγει ένα έγγραφο του Writer και εμφανίζει την αναφορά που δημιουργήσατε, η οποία περιέχει όλες τις τιμές του πίνακα της βάσης δεδομένων τις οποίες έχετε εισάγει.

Αν τα περιεχόμενα της βάσης δεδομένων έχουν τροποποιηθεί, εκτελέστε την αναφορά ξανά για να ενημερώσετε το αποτέλεσμα της αναφοράς.

Για να επεξεργαστείτε μία αναφορά

Καταρχήν αποφασίστε αν επιθυμείτε να επεξεργαστείτε την παραγόμενη αναφορά, που είναι ένα στατικό έγγραφο του Writer, ή αν επιθυμείτε να επεξεργαστείτε την προβολή της Δόμηση αναφοράς και ύστερα δημιουργήστε μία νέα αναφορά με βάση τη νέα σχεδίαση.

Το έγγραφο Writer είναι ανοιγμένο μόνο για ανάγνωση. Για να επεξεργαστείτε το έγγραφο Writer, πατήστε Επεξεργασία εγγράφου στη γραμμή πληροφοριών, ή επιλέξτε Επεξεργασία - Κατάσταση επεξεργασίας.

Αν επιθυμείτε να επεξεργαστείτε την προβολή Δόμησης αναφοράς, μπορείτε να μεταβάλετε μερικές από τις ιδιότητές της.

Κάντε κλικ στην περιοχή Λεπτομέρειες. Ύστερα στο παράθυρο Ιδιότητες, μεταβάλετε μερικές ιδιότητες, για παράδειγμα το χρώμα του παρασκηνίου.

Αφού ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο Εκτέλεση αναφοράς Icon για να δημιουργήσετε μία νέα αναφορά.

Αν τερματίσετε τη Δόμηση αναφοράς, θα σας ζητηθεί αν θέλετε να αποθηκευτεί η αναφορά. Κάντε κλικ στο Ναι, εισάγετε ένα όνομα για την αναφορά, και κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

Ταξινόμηση της αναφοράς

Χωρίς να εφαρμόσετε ταξινόμηση και ομαδοποίηση, οι εγγραφές θα εισαχθούν στην αναφορά με τη σειρά ταξινόμησης με την οποία ανακτούνται από τη βάση δεδομένων.

  1. Ανοίξτε την προβολή της Δόμησης αναφοράς και κάντε κλικ στο εικονίδιο Ταξινόμηση και ομαδοποίηση Εικονίδιο στη γραμμή εργαλείων. Θα δείτε το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση και ομαδοποίηση.

  2. Στο πεδίο Ομάδες, κάντε κλικ στο πεδίο που επιθυμείτε ως πρώτο πεδίο της ταξινόμησης και ορίστε την ιδιότητα ταξινόμησης.

  3. Εκτελέστε την αναφορά.

Ομαδοποίηση

  1. Ανοίξτε την προβολή της Δόμησης αναφοράς και πατήστε στο εικονίδιο Ταξινόμηση και ομαδοποίηση Icon στη γραμμή εργαλείων. Θα δείτε το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση και ομαδοποίηση.

  2. Στο πεδίο Ομάδες, ανοίξτε το πεδίο της λίστας Κεφαλίδα ομάδας και επιλέξτε να εμφανιστεί μία κεφαλίδα ομάδας.

  3. Πατήστε στο εικονίδιο προσθήκη πεδίου εικονίδιο για να ανοίξετε το παράθυρο προσθήκη πεδίου.

  4. Μεταφέρετε και απελευθερώστε την καταχώρηση του πεδίου που επιθυμείτε να ομαδοποιήσετε σε μία ενότητα κεφαλίδας ομάδας. Ύστερα μεταφέρετε και απελευθερώστε τα υπόλοιπα πεδία στην ενότητα Λεπτομέρεια.

  5. Εκτελέστε την αναφορά. Η αναφορά εμφανίζει τις ομαδοποιημένες εγγραφές.

Αν επιθυμείτε να ταξινομήσετε και να ομαδοποιήσετε, ανοίξτε την προβολή της Δόμησης αναφοράς, ύστερα ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση και ομαδοποίηση. Επιλέξτε να εμφανιστεί μία Κεφαλίδα ομάδας για τα πεδία που επιθυμείτε να ομαδοποιήσετε, και επιλέξτε να αποκρύπτεται η Κεφαλίδα ομάδας για τα πεδία που επιθυμείτε να ταξινομήσετε. Κλείστε το παράθυρο Ταξινόμηση και ομαδοποίηση και εκτελέστε την αναφορά.

Ενημέρωση και εκτύπωση δεδομένων

Όταν εισάγετε μερικά νέα δεδομένα στον πίνακα ή επεξεργάζεστε τα δεδομένα, μία νέα αναφορά θα εμφανίζει τα ενημερωμένα δεδομένα.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Αναφορές Icon και διπλό κλικ στην πρόσφατα αποθηκευμένη αναφορά σας. Θα δημιουργηθεί ένα νέο έγγραφο του Writer που θα εμφανίζει τα νέα δεδομένα.

Για να εκτυπώσετε μία αναφορά, επιλέξτε Αρχείο - Εκτύπωση από το έγγραφο του Writer.

Παρακαλούμε, υποστηρίξτε μας!