Sắp xếp và Nhóm lại

Trong hộp thoại Sắp xếp và Nhóm lại của bộ Xây dựng Báo cáo, bạn có thể xác định những trường nên được sắp xếp trong báo cáo, và những trường nên được giữ với nhau để làm một nhóm. Nếu bạn nhóm lái báo cáo theo một trường cụ thể, tất cả các bản ghi có cùng một giá trị cho trường đó sẽ được giữ với nhau trong cùng một nhóm.

Hộp Nhóm hiển thị các trường theo thứ tự từ trên xuống dưới. Bạn có thể chọn bất cứ trường nào, sau đó nhấn vào cái nút Đem lên hoặc Đem xuống để thay đổi vị trí của một trường nào đó trong danh sách.

Chức năng sắp xếp và nhóm lại sẽ được áp dụng theo thứ tự của danh sách từ trên xuống dưới.

Mặc định là một nhóm mới được tạo mỗi lần giá trị thay đổi trong một bản ghi của trường đã chọn. Bạn vẫn có thể thay đổi thuộc tính này, phụ thuộc vào kiểu trường:

1. Đối với các trường kiểu Văn bản, bạn có thể chọn các Ký tự Tiền tố và nhập một số (n) ký tự vào hộp văn bản bên dưới. Các bản ghi có n ký tự đầu tiên trùng sẽ được nhóm lại.

2. Đối với trường kiểu Ngày/Giờ, bạn có thể nhóm lại các bản ghi theo cùng một năm, quý, tháng, tuần, ngày, giờ hoặc phút. Bạn cũng có thể ghi rõ một khoảng thời gian theo tuần và giờ : 2 tuần thì nhóm lại dữ liệu theo nhóm hai tuần, và 12 giờ nhóm lại dữ liệu theo nhóm nửa ngày.

3. Đối với các trường kiểu Tự động Đánh số, Tiền tệ hoặc Số, bạn ghi rõ một khoảng cách.

Khi ghi rõ nên giữ một số bản ghi với nhau trên cùng một trang, bạn có ba tùy chọn:

1. No - không tính các mép của trang.

2. Whole Group - in ra cả phần Đầu Nhóm, phần chi tiết và phần Chân Nhóm trên cùng một trang.

3. With First Detail - in phần Đầu Nhóm trên trang chỉ nếu bản ghi chi tiết thứ nhất cũng có thể được in trên trang đó.