Asistente de caixas de combinación / caixas de lista
Se insire unha caixa de combinación nun documento, iníciase automaticamente un asistente que lle permite especificar interactivamente a información que se mostra.
Para impedir que o asistente se inicie automaticamente use a icona Activar/Desactivar asistentes.
Os asistentes de caixas de combinación e caixas de lista difiren entre si no paso final debido á natureza dos campos de control:
Caixas de lista
Nas caixa de lista o usuario selecciona unha das entradas, que se garda nunha táboa da base de datos e que non pode modificarse na caixa de lista.
Por regra xeral, a táboa que contén as entradas visíbeis da lista do formulario non é a táboa en que se basea o formulario. As caixas de lista dos formularios funcionan por medio de referencias, ou sexa, as referencias ás entradas visíbeis da lista localízanse na táboa do formulario (táboa de valores) e así se introducen na táboa de valores cando o usuario selecciona e garda unha entrada da lista. Por medio de valores referenciais, as caixas de lista poden exhibir datos dunha táboa ligada á táboa de formularios actual. O Asistente de caixas de lista permite ligar duas táboas dunha base de datos, de forma que o campo de control poida exhibir unha lista detallada dun campo de base de datos localizada nunha táboa diferente daquela a que o formulario fai referencia.
Nas demais táboas o campo necesario búscase mediante os nomes de campo (ControlSource) e despois os campo complétanse da forma correspondente. Se o nome do campo non se encontra, a lista fica baleira. Se os campos da lista conteñen columnas ligadas, a primeira columna da outra táboa úsase sen mostrar antes unha consulta.
Por exemplo, se unha táboa de artigos contén o número dun fornecedor, a caixa de lista pode usar a ligazón "Número do fornecedor" para mostrar o nome do fornecedor da táboa de fornecedores. Na páxina Ligazóns de campo, o asistente pídelle a configuración necesaria para a ligazón.
Caixas de combinación
Nas caixas de combinación os usuarios poden seleccionar unha entrada da lista ou introducir texto. As entradas, ofrecidas en forma de lista para que os usuarios as seleccionen, poden crearse a partir de calquera táboa da base de datos. As entradas seleccionadas ou inseridas polos usuarios só poden gardarse no formulario ou nunha base de datos. Se se gardan nunha base de datos, gárdanse na táboa en que se basea o formulario.
As caixas de combinación mostran os datos de calquera táboa. Non se necesita ningunha ligazón directa entre a táboa de formulario actual e a táboa cuxos valores van mostrarse na caixa de combinación (táboa de lista). As caixas de combinación non funcionan con referencias. Se o usuario introduce ou selecciona e garda un valor, o valor mostrado introdúcese na táboa de formulario. Como non hai ligazóns entre a táboa de formulario e a táboa de lista, a táboa Ligazón de campo non aparece.
No caso das caixas de lista, as entradas selecciónanse na lista e gárdanse na táboa de lista. Nas caixa de combinación é posíbel engadir texto adicional que pode gravarse na táboa do formulario (táboa de valores) e almacenarse da forma desexada. Para esta función, o Asistente de caixas de combinación utiliza a súa última páxina, Procesamento de datos, que non existe nas caixas de lista. Nela determínase se o texto introducido debe gardarse na táboa de valores, e onde.