সামঞ্জস্যপূর্ণ ফাইল সম্পাদনা করুন

একটি বর্ণানুক্রমিক সূচীতে অন্তর্ভূক্ত করতে একটি তালিকা তৈরি অথবা সম্পাদনা করুন। একটি সামঞ্জস্য ফাইল শব্দ তালিকা করে যা একটি বর্ণানুক্রমিক সূচী রেফারেন্স করে, একটি পৃষ্ঠা সংখ্যা(s) সহ যেখানে এরা নথিতে আবির্ভূত হয়।

যৈখানে একটি শব্দ আবির্ভূত হয়েছে সেসব স্থান হাইলাইট করতে আপনি অনুসন্ধান ও প্রতিস্থাপন ডায়ালগে সব বোতাম অনুসন্ধান ব্যবহার করতে পারেন, এরপর ওই শব্দ যুক্ত করতে সূচী ভুক্তি সন্নিবেশ ডায়ালগ খুলুন এবং বর্ণানুক্রমিক সূচীতে রাখুন। যদিও, আপনার বহুবিধ নথিতে একই সেটের বর্ণানুক্রমিক সূচীর প্রয়োজন হয়, সামঞ্জস্য ফাইল প্রতি শব্দ একবার সন্নিবেশ করাতে অনুমতি দেয়, এরপর তালিকাটি বহুবার ব্যবহার করুন।

সামঞ্জস্যপূর্ণ ফাইল সম্পাদনার ডায়ালগে সন্নিবেশ করতে:

1. Choose Insert - Table of Contents and Index - Table of Contents, Index or Bibliography - Type.

2. ধরন বাক্সে, "বর্ণানুক্রমিক সূচী" নির্বাচন করুন।

3. এই অপশন এলাকায়, কনকর্ডেন্স ফাইল চেক বাক্স নির্বাচন করুন।

4. ফাইল বোতামে ক্লিক করুন, এবং এরপর নতুন অথবা সম্পাদনা নির্বাচন করুন।

একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ফাইল নিম্নোক্ত ক্ষেত্রসমূহ ধারণ করে:

"অনুসন্ধান শর্ত" সূচী ভুক্তিতে রেফার করে যা আপনি নথিতে চিহ্নিত করতে চান।

"Alternative entry" সূচী এন্ট্রি রেফারেন্স করে যা আপনি সূচীতে আবির্ভূত করতে চান।

১ম এবং ২য় কী হলো পূর্বপুরুষ সূচী এন্ট্রি। "Search term" অথবা "Alternative entry" ১ম এবং ২য় কী এর পরে উপ-এন্ট্রি হিসেবে আবির্ভূত হয়।

"নমুনা বা অবস্থার সাদৃশ্যতা মেলানো" মানে হল এতে বড় হাতের এবং ছোট হাতের অক্ষর বিবেচনা করা হবে।

একটি একক শব্দ হিসেবে "শুধু শব্দ" অনুসন্ধান করা হয়।

সামঞ্জস্য ফাইল ডায়ালগ সম্পাদনা না করে একটি সামঞ্জস্য ফাইল তৈরি করতে:

সামঞ্জস্যপূর্ণ ফাইল তৈরি করার সময় নিম্নোক্ত বিন্যাস ব্যবহার করুন:

• সামঞ্জস্যপূর্ণ ফাইলের প্রতিটি ভুক্তি আলাদা লাইনে আছে।

• # দ্বারা কমান্ড লাইন শুরু হয়।

• ভুক্তিসমূহের জন্য নিম্নোক্ত বিন্যাস ব্যবহার করুন:

Search term;Alternative entry;1st key;2nd key;Match case;Word only

"Match case" অথবা "Word only" পছন্দ "না" অথবা মিথ্যা হিসেবে অনুবাদ করা হয় যদি এরা ফাঁকা অথবা শূন্য (0) হয়। অন্য সব বিষয়বস্তু "Yes" অথবা TRUE হিসেবে অনুবাদ করা হয়।

উদাহরণ

উদাহরণস্বরূপ, "শহর" এন্ট্রির অভ্যন্তরে বর্ণানুক্রমিক সূচীতে বোস্টন শব্দ অন্তর্ভূক্ত করতে, সামঞ্জস্য ফাইলে নিম্নোক্ত রেখা সন্নিবেশ করান:

Boston;Boston;Cities;;0;0

ছোট হাতের অক্ষরে লেখা হলেও এটি "বোস্টন" খুঁজে পাবে।

"শহর" এন্ট্রির অভ্যন্তরে বোস্টনে "বিকন পাহার" অন্তর্ভক্ত করতে, নিম্নোক্ত রেখা সন্নিবেশ করান:

Beacon Hill;Boston;Cities;