Aplicar formato condicional

En la opción del menú Formato - Formato condicional, el cuadro de diálogo permite definir condiciones por celda, las cuales deben cumplirse para atribuir un formato particular a las celdas seleccionadas.

El formato condicional permite, por ejemplo, destacar los totales que están por encima del promedio de todos los totales. Si los totales cambian, el formato cambia según corresponda, sin necesidad de aplicar otros estilos de forma manual.

Para definir las condiciones

1. Seleccione las celdas que deban tener un formateado condicionado.

2. Elija Formato ▸ Formato condicional.

3. Escriba las condiciones en el diálogo. Puede ver una descripción detallada del diálogo en la Ayuda de LibreOffice; a continuación se muestra un ejemplo:

Ejemplo de formato condicional: Resaltar los totales por encima/debajo del valor promedio

Paso 1: Generar valores numéricos

Quizás desee destacar de forma especial determinados valores de la hoja, por ejemplo, en una hoja de cifras de ventas, los valores que estén sobre la media en verde y en rojo los que estén por debajo. Con el formateado condicionado no habrá problema.

1. Abra una hoja en la que aparezcan números distintos. Introduzca, para esta prueba, algunos números aleatorios:

   Introduzca en una celda la fórmula =ALEATORIO() para tener un número entre 0 y 1. Si desea números enteros entre 0 y 50, introduzca como fórmula =ENTERO(ALEATORIO()*50).

2. Copie la fórmula para crear una fila de números aleatorios. Pulse en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada y arrastre hacia la derecha hasta seleccionar el intervalo deseado.

3. De forma similar, arrastre la esquina de la celda hasta la parte inferior derecha para crear más filas de números aleatorios.

Paso 2: Definir estilos de celda

El próximo paso es aplicar un estilo de celda a todos los valores que presenten cifras de volumen de ventas superiores a la media y otro para las inferiores. Antes de continuar, asegúrese de que la ventana Estilos sea visible.

1. Pulse en una celda vacía, abra el menú contextual y seleccione Formato de celdas.

2. En la pestaña Fondo del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione un color de fondo. Pulse en Aceptar.

3. En la ventana Estilos, pulse en el icono Estilo nuevo a partir de selección. Escriba el nombre del estilo nuevo. En este ejemplo, llámelo «Mayor que».

4. Para definir otro estilo vuelva a pulsar en una celda vacía y siga de nuevo el proceso descrito. Asigne un color de fondo distinto a la celda y dele un nombre (en este ejemplo, «Menor que»).

Paso 3: Calcular promedio

En nuestro ejemplo debemos calcular el promedio de los valores aleatorios. El resultado se sitúa en una celda:

1. Sitúe el cursor en una celda vacía, por ejemplo, J14, y seleccione Insertar ▸ Función.

2. Seleccione la función PROMEDIO. Seleccione con el ratón todos los números aleatorios. Si no puede ver toda el área porque el Asistente de funciones la oculta, puede reducir temporalmente el tamaño del cuadro de diálogo con el icono Reducir / aumentar.

3. Pulse en Aceptar para cerrar el Asistente para funciones.

Paso 4: Aplicar estilos de celda

Ahora sólo le queda aplicar el formateado condicionado a la hoja:

1. Marque todas las celdas que contengan valores aleatorios.

2. Vaya a Formato ▸ Formato condicional para abrir la ventana correspondiente.

3. Seleccione ahora como condiciones: Si el valor de la celda es menor que J14, aplicar el formato "Abajo", y si es mayor o igual, el formato "Arriba".

Paso 5: Copiar estilo de celda

Aplicar posteriormente el formateado condicionado a otras celdas:

1. Pulse sobre una de las celdas a las que haya asignado el formato condicional.

2. Copie la celda en el portapapeles.

3. Seleccione las celdas que deban tener el mismo formato.

4. Vaya a Editar ▸ Pegado especial. Se abre el cuadro de diálogo Pegado especial.

5. En el área Selección marque solamente la casilla Formatos. Todas las demás casillas deben permanecer sin marcar. Pulse en Aceptar.