Tạo Thư Mẫu
Để tạo một thư mẫu, bạn cần có tài liệu văn bản chứa các trường dành cho dữ liệu địa chỉ, và cơ sở dữ liệu chứa các địa chỉ. Vì vậy bạn kết hợp hay trộn các dữ liệu địa chỉ với tài liệu văn bản để in ra mỗi thư hoặc gửi nó dạng thư điện tử.
Nếu tài liệu có định dạng HTML, tất cả các ảnh được nhúng hay liên kết tới sẽ không được gửi cùng email này.
Trợ lý trộn thư giúp bạn tạo thư theo mẫu.
Để tạo một thư theo mẫu
-
Chọn lệnh Công cụ > Trợ lý trộn thư.
Bạn sẽ thấy một hộp thoại trợ lý trộn thư. Dưới đây là ví dụ về một trong các cách khả dĩ để di chuyển qua lại giữa các trang của trợ lý:
-
Chọn mục Bắt đầu từ mẫu, sau đó nhấn vào nút Duyệt.
Bạn xem hộp thoại Mới.
-
Select Business Correspondence in the left list, and then "Modern" business letter in the right list. Click OK to close the Templates dialog, and click Next in the wizard.
-
Chọn Thư và nhấn Kế.
-
On the next step of the wizard, click the Select Address List button to check that you are using the correct address list. If you want to use an address block, select an address block type, match the data fields if necessary, and click Next.
-
Theo sau có bước Tạo lời chào. Bỏ chọn mục Chèn lời chào riêng. Trong phần Lời chào chung, chọn lời chào mà bạn muốn xuất hiện ở phần đầu của mọi thư.
-
If you want to place mail merge fields anywhere else in the document select the corresponding column in your address data source and then drag and drop the column header into the document where you would like the field to be. Be sure to select the entire column.
-
Nhấn Kếvà cuối cùng Kết thúc để tạo tài liệu mẫu