Assistente de caixas de combinação/caixas de lista
Se inserir uma caixa de combinação ou uma caixa de lista num documento, é automaticamente iniciado um assistente. Este assistente permite especificar de forma interativa quais as informações a serem apresentadas.
Pode utilizar o ícone Ativar/desativar assistentes para impedir que o assistente inicie automaticamente.
Os assistentes para caixas de combinação e caixas de lista diferem entre si na etapa final. Este facto deve-se à natureza dos campos de controlo:
Caixas de lista
No caso de uma caixa de lista, o utilizador seleciona uma entrada de uma lista de entradas. Estas entradas são guardadas numa tabela de base de dados e não podem ser modificadas através da caixa de lista.
De uma forma geral, a tabela de base de dados que contém entradas de lista visíveis no formulário não corresponde à tabela em que o formulário se baseia. As caixas de lista de um formulário funcionam através de referências, ou seja, as referências às entradas de lista visíveis estão localizadas na tabela do formulário (tabela de valores) e são igualmente introduzidas como tal na tabela de valores, caso o utilizador selecione e guarde uma entrada da lista. Através de valores de referência, as caixas de lista podem mostrar dados de uma tabela associada à tabela do formulário atual. Deste modo, o Assistente de caixas de lista permite a ligação de duas tabelas de uma base de dados, de forma a que possa ser apresentada, no campo de controlo, uma lista detalhada de um campo de base de dados localizado numa tabela diferente daquela a que se refere o formulário.
Nas outras tabelas, o campo obrigatório é procurado através da utilização dos nomes de campos (ControlSource) e, em seguida, os campos serão devidamente preenchidos. Se o nome do campo não for localizado, a lista permanecerá vazia. Quando os campos de lista contêm colunas associadas, a primeira coluna da outra tabela será utilizada sem a apresentação prévia de uma consulta.
Se uma tabela de artigos contiver, por exemplo, o número de um fornecedor, a caixa de lista pode utilizar a ligação "Número do fornecedor" para mostrar o nome do fornecedor a partir da tabela de fornecedores. Na página Ligar campos o Assistente solicitará informações sobre todas as definições necessárias para esta ligação.
Caixas de combinação
Em relação a caixas de combinação, os utilizadores podem selecionar uma entrada das entradas de lista ou introduzir o texto por si próprios. As entradas, que são disponibilizadas como uma lista na qual os utilizadores podem efetuar seleções, podem ser originárias de qualquer tabela de base de dados. As entradas que os utilizadores selecionam ou introduzem para que sejam guardadas, podem ser guardadas apenas no formulário ou numa base de dados. Se forem guardadas numa base de dados, são escritas na tabela de base de dados na qual o formulário se baseia.
Em caixas de combinação, podem ser exibidos os dados de qualquer tabela. Não é necessária uma ligação direta entre a tabela de formulário atual e a tabela cujos valores serão apresentados na caixa de combinação (tabela de lista). As caixas de lista não funcionam com referências. Se o utilizador introduzir ou selecionar e guardar um valor, o valor efetivamente apresentado é introduzido na tabela do formulário. Uma vez que não existe qualquer ligação entre a tabela do formulário e a tabela de lista, a tabela Ligar campos não é apresentada neste local.
No caso de uma caixa de lista, as entradas são selecionadas na lista e guardadas na tabela de lista. No caso de uma caixa de combinação, pode adicionar texto adicional que pode ser escrito na tabela de base de dados atual do formulário (tabela de valores) e armazenada na referida localização. Para esta função, o Assistente de caixas de combinação apresenta, na última página, a página Processamento de dados, enquanto que, no caso de caixas de lista, esta página não existe. Nesta página, pode determinar se o texto introduzido deve ser guardado na tabela de valores, bem como a localização na tabela de valores onde o texto deve ser guardado.