Raportointityökalu

Raportointityökalulla käyttäjä voi luoda omia tietokantaraporttejaan. Paremmin kuin ohjatussa raportin luonnissa, raportointityökalua käytettäessä on mahdollisuus laatia raportti mieleisekseen. Tuotettu raportti on Writer-asiakirja, joka sekin on muokattavissa.

JRE-ohjelmiston asentaminen

Raportointityökalu vaatii asennetun Java-ajoympäristön (JRE).

1. Valitse - LibreOffice - Lisäasetukset.

2. Odota, kun LibreOffice kerää tietoja asennetusta Java-ohjelmistosta järjestelmässä. Tämä voi kestää minuutinkin.

   Jos järjestelmästä löytyy ajanmukainen JRE-versio, kirjaus näkyy luettelossa.

3. Napsauta rivin alussa olevaa valintanappi valituksi JRE-version ottamiseksi käyttöön LibreOfficessa.

4. Varmista, että Käytä Java-ajoympäristöä -valinta on merkitty.

Jos järjestelmästä ei löydy yhtään JRE-versioita, avataan WWW-selain ja ladataan JRE-ohjelmisto osoitteesta http://www.java.com. Asennetaan JRE-ohjelmisto. Käynnistetään sitten LibreOffice uudestaan ja avataan jälleen - LibreOffice - Lisäasetukset.

Raportointityökalun avaaminen

1. Avaa Base-tiedosto tai luo uusi tietokanta. Tietokannassa pitää olla vähintään yksi taulu, jossa on vähintään yksi tietokenttä ja pää- eli perusavainkenttä.

2. Napsauta Raportit-kuvaketta Tietokanta-ikkunassa ja valitse sitten Luo raportti -toiminto rakennenäkymässä.

   Raportointityökalun ikkuna avautuu.

Raportointityökalu on jaettu kolmeen osaan. Ylimpänä näkyy valikkorivi, se alapuolella työkalupalkki.

Oikealla on Ominaisuudet-ikkuna, jossa näkyy nykyisen valitun objektin ominaisuusarvot.

Raportointityökalun ikkunan vasen puoli esittää raportointityökalun näkymän. Raportointityökalun näkymä on alussa jaettu kolmeen osaan, ylhäältä alas:

1. Sivun ylätunniste - vedä ohjausobjektikentät, joissa on vakioteksti sivun ylätunnistealueelle

2. Tiedot - vedä ja pudota tietokannan kentät tietoalueelle

3. Sivun alatunniste - vedä ohjausobjektikentät, joissa on vakioteksti sivun alatunnistealueelle.

Valinnaisten Raportin ylätunniste tai Raportin alatunniste -alueiden lisäämiseksi valitaan Muokkaa - Lisää raportin ylätunnisteet / alatunnisteet. Näillä alueilla sijaitsevat tekstit, jotka näkyvät koko raportin alussa tai lopussa.

Napsauttamalla alueen nimen edessä olevaa "-" -kuvaketta saadaan alue kutistettua yhdeksi riviksi raportointityökalun näkymässä. Kuvake "-" muuttuu "+" -kuvakkeeksi, jota napsauttamalla alue laajenee takaisin.

Tietokantakentät lisätään vetämällä ja pudottamalla Tiedot-alueelle. Katso osaa "Kenttien lisääminen raporttiin" alempana.

Lisäksi voidaan napsauttaa selitekenttää tai tekstiruutu-kuvaketta työkalupalkissa ja vetää sitten suorakulmio sivun ylätunnisteen tai alatunnisteen alueelle. Näin määritellään teksti, joka on sama kaikilla sivuilla. Teksti syötetään vastaavassa ominaisuus-ikkunassa selite-ruutuun. Myös kuvia voidaan lisätä käyttäen grafiikka-kuvaketta.

Raportin yhdistäminen tietokannan tauluun

1. Siirrä hiiri ominaisuusnäkymään. Näkyvissä on Yleistä- ja Tiedot-välilehdet.

2. Napsauta Tiedot-välilehdellä Sisältö-yhdistelmäruutua sen avaamiseksi.

3. Valitse taulu, josta raportti luodaan.

4. Taulun valinnan jälkeen paina Sarkainta Sisältö-ruudusta poistumiseen.

Lisää kenttä -ikkuna avautuu ja tuo esille kaikki valitun taulun kentät.

Kenttien lisääminen raporttiin

Lisää kenttä -ikkuna auttaa taulun kirjausten lisäämisessä raporttiin. Työkalupalkin Lisää kenttä -kuvaketta napsautetaan Lisää kenttä -ikkunan avaamiseksi.

1. Vedä ja pudota kentän nimet yksitellen Lisää kenttä -ikkunasta raportin tietoalueelle. Kentät voit sijoitella mieleiselläsi tavalla. Kenttien kohdistukseen käytetään työkalupalkin kuvakkeita.

   Kenttiä ei voi asettaa lomittain. Jos taulun kenttä pudotetaan tietojen alueelle, selite ja tekstiruutu lisätään.

2. Voit myös lisätä saman tekstin raportin jokaiselle sivulle. Napauta selitekentän kuvaketta ja vedä suorakulmio sivun ylätunnisteen tai alatunnisteen alueelle. Muokkaa selitteen ominaisuutta, niin että sopiva teksti tulee esille.

Kun kentät on lisätty tietojen alueelle, raportti on valmis tuotettavaksi.

Raportointi

1. Napsauta työkalupalkin Suorita raportti -kuvaketta .

Writer-asiakirja avautuu ja näyttää luodun raportin, jossa on kaikki ne tietokannan taulun arvot, jotka käyttäjä rajasi mukaan.

Jos tietokannan sisältö muuttuu, raportin tulokset päivitetään raportoimalla uudestaan.

Raportin muokkaaminen

Ensiksi tehdään päätös, muokataanko tuotettua raporttia, joka on tavallinen, tietokannan muutoksiin reagoimaton Writer-asiakirja, vai muokataanko raportointityökalun näkymää ja sitten tuotetaan uusi raportti tietokannasta uuden suunnittelun perustalta.

The Writer document is opened read-only. To edit the Writer document, click Edit Document on the information bar, or choose Edit - Edit Mode.

Tarvittaessa raportointityökalun näkymän joitakin ominaisuuksia voidaan muuttaa.

Napsautetaan tietojen aluetta. Sitten voidaan muuttaa ominaisuusikkunassa joitakin ominaisuuksia, vaikkapa taustaväriä.

Viimeistelyn jälkeen napsautetaan Suorita raportti -kuvaketta uuden raportin luomiseksi.

Raportointityökalua suljettaessa kysytään, halutaanko raportti tallentaa. Napsautetaan Kyllä-vaihtoehtoa, annetaan raportille nimi ja hyväksytään OK:lla.

Raportin lajittelu

Jos ei lajitella tai ryhmitellä, tietueet lisätään raporttiin hakujärjestyksessään tietokannasta.

1. Avaa raportointityökalun näkymä ja napsauta Lajittelu ja ryhmittely -kuvaketta työkalupalkissa. Esille tulee Lajittelu ja ryhmittely -valintaikkuna.

2. Napsauta Ryhmät-ruudissa kenttää, jonka haluat olevan ensimmäinen lajittelukenttä ja aseta lajitteluominaisuus.

3. Tuota raportti.

Ryhmitys

1. Avaa raportointityökalun näkymä ja napsauta Lajittelu ja ryhmittely -kuvaketta työkalupalkissa. Esille tulee Lajittelu ja ryhmittely -valintaikkuna..

2. Avaa Ryhmät-ruudussa ryhmän tunnuksen luetteloruutu ja valitse ryhmätunniste esitettäväksi.

3. Napsauta Lisää kenttä -kuvaketta Lisää kenttä -ikkunan avaamiseksi.

4. Vedä ja pudota se kenttämerkintä, jonka haluat lisätä ryhmään, ryhmätunnisteen osioon. Vedä ja pudota jäljelle jääneet kentät tietojen osioon.

5. Tuota raportti. Siinä esitetään ryhmitellyt tietueet.

Kun halutaan lajitella ja ryhmitellä, avataan raportointiyökalun näkymä ja sitten avataan Lajittelu ja ryhmittely -valintaikkuna. Valitaan esitettäväksi ryhmätunniste sille kentälle, jonka mukaan lajitellaan ja valitaan niiden kenttien ryhmätunnisteet piilotettaviksi, jotka lajitellaan. Suljetaan Lajittelu ja ryhmittely -ikkuna ja tuotetaan raportti.

Aineiston päivittäminen ja tulostaminen

Kun lisätään uutta aineistoa tai muokataan taulun aineistoa, päivitetyt tiedot näkyvät uudessa raportissa.

Napsautetaan Raportit-kuvaketta ja kaksoisnapsautetaan viimeksi tallennettua raporttia. Luoduksi tulee uusi Writer-asiakirja, jossa näkyy uudet tiedot.

Raportin tulostamiseksi valitaan Tiedosto - Tulosta Writerin asiakirjasta.