Ohjattu yhdistelmä/luetteloruudun luominen
Kun asiakirjaan lisätään yhdistelmä- tai luetteloruutu, ohjattu toiminto käynnistyy. Tässä ohjatussa toiminnossa voi vuorovaikutteisesti määrittää, mitä tietoja esitetään.
Ohjatut toiminnot päällä / pois -kuvaketta käyttämällä voidaan estää ohjatun toiminnon käynnistäytyminen.
Yhdistelmä- tai luetteloruutujen ohjatut toiminnot eroavat toisistaan viimeisen vaiheen osalta. Tämä johtuu ohjausobjektien luonteesta:
Luetteloruudut
Luetteloruudun tapauksessa käyttäjä valitsee yhden merkinnän merkintöjen luettelosta. Nämä merkinnät on tallennettu tietokantaan eikä niitä voi muokata luetteloruudun kautta.
Pääsääntöisesti se tietokannan taulu, jossa on lomakkeella näkyvät luettelomerkinnät ei ole se taulu, johon lomake perustuu. Lomakkeen luetteloruudut toimivat viitteitä käyttäen; se on, viitteet näkyviin luettelomerkintöihin sijaitsevat lomaketaulussa (arvotaulussa) ja ne syötetään sellaisina arvotauluun, jos käyttäjä valitsee merkinnän luettelosta ja tallettaa sen. Viitearvojen kautta luetteloruutu voi esittää tietoja taulusta, joka on linkitetty nykyiseen lomaketauluun. Siis ohjattu luetteloruudun luominen sallii tietokannan kahden taulun linkityksen, niin että ohjausobjektin kentässä voidaan esittää luettelo tietokantakentistä , jotka sijaitsevat eri taulussa kuin se, mihin lomake viittaa.
Muissa tauluissa tarvittava kenttä haetaan käyttäen kenttien nimiä (ControlSource, ohjauslähde) ja sitten kentät täydentyvät vastaavasti. Jos kenttää ei löydy, luettelo pysyy tyhjänä. Kun luettelokentissä on linkitettyjä sarakkeita, toisen taulun ensimmäistä saraketta käytetään ilman että kyselyä näytettäisiin ensin.
Jos tuotetaulussa on esimerkiksi kenttä toimittajan numerolle, luetteloruutu voi käyttää "Toimittajan_numeroa" linkkinä toimittajan nimen esittämiseen toimittajataulusta. Ohjatun toiminnon Kenttälinkki-lehdellä kysytään kaikki tähän linkkiin vaadittavat asetukset.
Yhdistelmäruudut
Yhdistelmäruutujen tapauksessa käyttäjä valitsee yhden merkinnän merkintöjen luettelosta tai kirjoitta tekstin itse. Merkinnät, jotka ovat tarjolla luettelossa, josta käyttäjä voi valita, voivat olla alkujaan mistä tahansa tietokantataulusta. Merkinnät, jotka käyttäjä valitsee tai kirjoittaa tallennettavaksi, voidaan tallentaa joko vain lomakkeeseen tai tietokantaan. Jos ne tallennetaan tietokantaan, ne kirjoitetaan tietokantatauluun, johon lomake perustuu.
Yhdistelmäruudussa voidaan esittää minkä tahansa taulun aineistoa. Suora linkki ei ole tarpeen nykyisen lomaketaulun ja sen taulun välillä, jonka arvot esitetään yhdistelmäruudussa (luettelotaulu). Yhdistelmäruuduissa ei käytetä viitteitä. Jos käyttäjä syöttää tai valitsee arvon ja tallentaa sen, se arvo, joka näytettiin, tulee syötetyksi lomaketauluun. Koska lomaketaulun ja luettelotaulun välillä ei ole linkkiä Kenttälinkki-sivua ei esitetä tässä.
Luetteloruudun tapauksessa valitaan merkinnät luettelosta ja ne tallennetaan luettelotauluun. Yhdistelmäruudun tapauksessa voidaan lisätä ylimääräinen teksti, joka voidaan kirjoittaa lomakkeen nykyisen tietokannan tauluun (arvotaulu) ja tallentaa sinne kuten halutaan. Tätä toimintoa varten Ohjattu yhdistelmäruudun luominen sisältää Tietokantakenttä-sivun viimeisenä sivuna. Sivua ei ole luetteloruudun tapauksessa. Sivulla voidaan valita, tallennetaanko syötetty teksti ja jos tallennetaan, mihin kenttään arvotaulussa.