Generador de informes

El Generador de informes es una herramienta que crea informes sobre sus bases de datos. A diferencia del Asistente de informes, el Generador de informes le permite controlar el diseño del informe según sus preferencias. El informe generado es un documento de Writer que puede editar posteriormente.

Para instalar el software JRE.

El Generador de informes necesita un entorno de ejecución de Java (JRE) instalado.

1. Elija ▸ LibreOffice ▸ Avanzado.

2. Espere un minuto mientras LibreOffice recopila información sobre el software de Java instalado en el sistema.

   Si se encuentra una versión reciente del JRE en el sistema, aparecerá una entrada en la lista.

3. Pulse en el botón de opción a la izquierda de la entrada correspondiente a la versión del JRE que quiera que LibreOffice utilice.

4. Asegúrese de que esté activada la opción Utilizar un entorno de ejecución de Java.

Si no hay ningún JRE instalado en el sistema, abra el navegador web y descargue el software JRE desde www.java.com. Instálelo, reinicie LibreOffice y abra ▸ LibreOffice ▸ Avanzado de nuevo.

Para abrir el Generador de informes

1. Abra un archivo de Base o cree una nueva base de datos. La base de datos debe contener al menos una tabla con por lo menos un campo de datos y una llave primaria.

2. Pulse en el icono de Informes en la ventana de Base, luego seleccione Crear informe en vista de diseño.

   Se abrirá la ventana del Generador de informes.

El Generador de informes está dividido en tres partes. El menú se encuentra en el extremo superior, seguido por las barras de herramientas.

A la derecha verá la ventana de Propiedades con los valores del objeto actualmente seleccionado.

La parte izquierda de la ventana del Generador de informes muestra la vista del generador, la cual se divide a su vez en tres secciones, de arriba hacia abajo:

1. Cabecera de página: arrastre controles con texto fijo al área Cabecera de página

2. Detalle - arrastre y suelte campos de base de datos al área de Detalle

3. Pie de página: arrastre controles con texto fijo al área Pie de página

Para insertar áreas adicionales de Encabezado del informe y Pie de página del informe seleccione Editar - Insertar Encabezado y Pie de página del informe. Estas áreas contienen texto que aparecerá al inicio y final del informe completo.

Pulse en el icono «−» a la izquierda del nombre de una área para contraerla a una línea en la vista del generador. El icono cambiará a «+»; púlselo de nuevo para ampliar el área otra vez.

Inserte los campos de base de datos arrastrando y soltándolos en el área de Detalle. Vea la sección "Insertar campos dentro de un informe".

Adicionalmente, para definir un texto que sea igual en todas las páginas haga clic en el icono de etiqueta o cuadro de texto de la barra de herramientas, luego dibuje un rectángulo en el área del encabezado o pie de página. Digite el texto en la cuadro correspondiente de la ventana de propiedades. También puede adicionar gráficos usando el icono Gráficos.

Para conectar el informe a la tabla de base de datos

1. Mueva el ratón a la vista Propiedades. Verá dos pestañas General y Datos.

2. En la página de Datos, haga clic en Contenido para abrir el cuadro combinado.

3. Seleccione la tabla a partir de la cual desea crear un informe.

4. Después de seleccionar la tabla, pulse la tecla Tab para salir del cuadro Contenido.

La ventana Agregar campo se abre automáticamente y muestra los campos de la tabla seleccionada.

Para insertar campos en el informe

La ventana Añadir campo permite insertar en el informe los datos de la tabla. Pulse en el icono Añadir campo de la barra de herramientas para abrir la ventana homónima.

1. Seleccione los campos uno a uno de la ventana Agregar campo y ubíquelos en el área de detalle del informe como desee. Use los iconos de la barra de herramientas para alinearlos.

   No es posible sobreponer los campos. Si inserta un campo de tabla en el área de Detalle, se insertará también una etiqueta y un cuadro de texto.

2. También puede insertar texto que deba repetirse en todas las páginas del informe. Pulse en el icono Campo de etiqueta y, a continuación, arrastre un rectángulo al área Cabecera de página o Pie de página. Edite la propiedad Etiqueta para mostrar el texto que desee.

Después de insertar los campos en la vista Detalle, el informe está listo para la ejecución.

Para ejecutar un informe

1. Pulse en el icono «Ejecutar informe» de la barra de herramientas.

Un documento de Writer se abre y muestra el informe creado con los datos de la tabla que se ha insertado.

Si los datos de la base de datos cambiaron, ejecute nuevamente el informe para actualizar el resultado del mismo.

Para modificar un informe

Primero decida si quiere editar el informe generado, el cual es un documento estático de Writer, o si prefiere editar la vista del generador y generar un informe nuevo a partir de este diseño nuevo.

El documento de Writer se abre en el modo de solo lectura. Para editar el documento, pulse en Editar documento en la barra de información, o bien, seleccione Editar ▸ Modo de edición.

Puede cambiar algunas propiedades de la vista del generador, si lo desea.

Pulse en el área Detalles. Luego modifique algunas de las propiedades en la ventana Propiedades, como el color de fondo.

Una vez finalizado, pulse en el icono «Ejecutar informe» para crear un informe nuevo.

Al cerrar el Generador de informes se le preguntará si quiere guardar el informe. Pulse en «Sí», escriba un nombre para el archivo y seleccione «Aceptar».

Ordenar el informe

Sin ordenar y agrupar, los registros se insertarán en el informe en el orden en el cual fueron recuperados de la base de datos.

1. Abra la vista del Generador de informes y pulse en el icono Ordenar y agrupar de la barra de herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre.

2. En la caja de Grupos, haga clic en el campo que desea usar como primer campo de ordenamiento, y ajuste las propiedades del mismo.

3. Ejecute el informe.

Agrupar

1. Abra la vista del Generador de informes y pulse en el icono Ordenar y agrupar de la barra de herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo del mismo nombre.

2. En la sección Agrupar, abra el Encabezado de grupo y marque mostrar encabezado de grupo.

3. Pulse en el icono Añadir campo para abrir la ventana Añadir campo.

4. Seleccione y ubique el campo por el cual desea agrupar la información en la sección de cabecera del grupo. Luego, ubique los campos restantes en la sección Detalle.

5. Ejecute el informe. El informe muestra los registros agrupados.

Si quiere realizar ordenamientos o agrupaciones, abra la vista del Generador de informes y, a continuación, el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar. Muestre la cabecera de grupo de los campos que quiere agrupar y oculte la cabecera de grupo de los campos que quiere ordenar. Cierre la ventana Ordenar y agrupar y ejecute el informe.

Actualizar e imprimir sus datos

Cuando inserte o modifique datos de una tabla, un nuevo informe mostrará la información actualizada.

Pulse en el icono «Informes» y pulse dos veces en el último informe que guardó. Se creará un documento nuevo de Writer que mostrará los datos nuevos.

Para imprimir un informe, seleccione Archivo ▸ Imprimir desde el documento de Writer.