Bericht-Designer

Der Bericht-Designer ist ein Werkzeug, mit dem Sie Ihre eigenen Datenbankberichte erstellen können. Im Unterschied zum Berichts-Assistenten können Sie mithilfe des Bericht-Designers den Bericht den eigenen Wünschen entsprechend entwerfen. Der erzeugte Bericht ist ein Writerdokument, welches Sie ebenfalls bearbeiten können.

So installieren Sie die JRE Software

Der Bericht-Designer erfordert eine installierte Java-Laufzeitumgebung (JRE).

1. Wählen Sie - LibreOffice - Erweitert.

2. Warten Sie bis zu einer Minute, während LibreOffice die Informationen über die installierte Java-Software auf Ihrem System einsammelt.

   Wenn auf Ihrem System eine neue JRE Version gefunden wird, sehen Sie einen Eintrag in der Liste.

3. Klicken Sie das Optionsfeld vor dem Eintrag , um diese JRE Version für die Nutzung in LibreOffice zu ermöglichen.

4. Stellen Sie sicher, dass Eine Java-Laufzeitumgebung (Java runtime environment) verwenden aktiviert ist.

Falls keine JRE-Version auf Ihren System gefunden wird, öffnen Sie Ihren Webbrowser und laden Sie die JRE-Software von http://www.java.com herunter. Installieren Sie die JRE-Software. Dann starten Sie LibreOffice neu und öffnen erneut - LibreOffice - Erweitert.

So öffnen Sie den Bericht-Designer

1. Öffnen Sie eine Base Datei oder erstellen Sie eine neue Datenbank. Die Datenbank muss zumindest eine Tabelle mit zumindest einem Feld und einem Primärschlüsselfeld enthalten.

2. Klicken Sie das Symbol Berichte im Fenster Base und wählen Sie dann Bericht in der Entwurfsansicht erstellen.

   Das Fenster Bericht-Designer öffnet sich.

Der Bericht-Designer ist in drei Bereiche aufgeteilt. Oben sehen Sie das Menü, darunter die Symbolleisten.

Auf der rechten Seite sehen Sie das Fenster Eigenschaften mit den Eigenschaften des aktuell ausgewählten Objektes.

Der linke Teil des Fensters Bericht-Designer zeigt die Berichtsentwurfsansicht. Die Berichtsentwurfsansicht ist anfänglich in drei Abschnitte gegliedert. Von oben nach unten:

1. Seitenkopf - ziehen Sie die Steuerelemente mit festem Text in den Seitenkopfbereich.

2. Detail - ziehen Sie die Datenbankfelder in den Detailbereich und legen Sie diese dort ab.

3. Seitenfuß - ziehen Sie die Steuerelemente mit festem Text in den Seitenfußbereich.

Um einen zusätzlichen Berichtskopf- und Berichtsfuß-Bereich einzufügen, wählen Sie Bearbeiten - Berichtskopf/Berichtsfuß einfügen. Diese Bereiche enthalten Text, der an Anfang und am Ende des gesamten Berichts erscheint.

Klicken Sie das "-" Symbol vor dem Bereichsnamen, um diesen Bereich zu einer Zeile in der Berichtsentwurfsansicht zusammenzuklappen. Das "-" Symbol wechselt zu einem "+" Symbol. Sie können auf darauf klicken, um den Bereich wieder auszuklappen.

Datenbankfelder fügen Sie durch Ziehen-und-Ablegen in den Detailbereich ein. Siehe auch Abschnitt "Felder in den Bericht einfügen" weiter unten.

Zusätzlich können Sie auf das Beschriftungsfeld- oder das Textfeldsymbol in der Symbolleiste klicken, und dann ein Rechteck in den Seitenkopf- oder Seitenfußbereich ziehen. Dadurch definieren Sie einen Text, der auf allen Seiten erscheint. Den Text geben Sie in das Beschriftungsfeld des entsprechenden Fensters Eigenschaften ein. Außerdem können Sie Grafiken einfügen, indem Sie das Symbol Bild benutzen.

So verbinden Sie den Bericht mit einer Datenbanktabelle

1. Bewegen Sie die Maus in das Fenster Eigenschaften. Sie sehen zwei Registerkarten: Allgemein und Daten.

2. Klicken Sie im Register Daten auf Inhalt, um ein Kombinationsfeld zu öffnen.

3. Wählen Sie die Tabelle aus, für die Sie den Bericht erstellen möchten.

4. Nachdem Sie die Tabelle ausgewählt haben, drücken Sie die Tabulatortaste um das Feld Inhalt zu verlassen.

Das Fenster Feld hinzufügen öffnet sich automatisch und zeigt alle Felder der ausgewählten Tabelle.

So fügen Sie Felder in den Bericht ein

Das Fenster Feld hinzufügen hilft Ihnen, die Tabelleneinträge in den Bericht einzufügen. Klicken auf Sie das Symbol Feld hinzufügen in der Symbolleiste, um das Fenster Feld hinzufügen zu öffnen.

1. Ziehen Sie die Feldnamen einzeln vom Fenster Feld hinzufügen in den Detailbereich des Berichtes. Positionieren Sie die Felder wie Sie mögen. Nutzen Sie die Symbole in der Symbolleiste, um die Felder auszurichten.

   Es ist nicht möglich, die Felder zu überlappen. Wenn Sie ein Tabellenfeld im Detailbereich ablegen, wird eine Beschriftung und eine Textbox eingefügt.

2. Sie können auch den Text eingeben, der auf jeder Seite des Berichtes derselbe sein soll. Klicken Sie auf das Symbol Beschriftungsfeld . Dann ziehen Sie ein Rechteck im Seitenkopf oder Seitenfuß auf. Bearbeiten Sie die Eigenschaften des Beschriftungsfeldes um den gewünschten Text anzuzeigen.

Nachdem Felder in die Entwurfsansicht eingefügt worden sind, kann der Bericht ausgeführt werden.

Einen Bericht ausführen

1. Klicken Sie auf das Symbol Bericht ausführen in der Symbolleiste Standard.

Ein Writerdokument wird geöffnet, welches den von Ihnen erstellten Bericht anzeigt. Es enthält alle Werte der Datenbanktabelle, die Sie eingefügt haben.

Wenn sich der Datenbankinhalt geändert hat, führen Sie den Bericht erneut aus, um den Ergebnisbericht zu aktualisieren.

So bearbeiten Sie einen Bericht

Zuerst entscheiden Sie, ob Sie den erzeugten Bericht, der ein statisches Writerdokument ist, bearbeiten möchten oder ob Sie die Berichtsentwurfsansicht bearbeiten und dann einen neuen Bericht gestützt auf einem neuen Entwurf erzeugen möchten.

Das Writer-Dokument wurde schreibgeschützt geöffnet. Um das Writer-Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf Dokument bearbeiten in der Informationsleiste oder wählen Sie Bearbeiten - Bearbeitungsmodus.

Um den Berichtsentwurf zu bearbeiten, können Sie einige seiner Eigenschaften ändern.

Klicken Sie in den Detailbereich. Ändern Sie dann im Fenster Eigenschaften einige Eigenschaften, zum Beispiel die Hintergrundfarbe.

Nach Beendigung klicken Sie auf das Symbol Bericht Ausführen , um einen neuen Bericht zu erstellen.

Wenn Sie den Bericht-Designer schließen, werden Sie gefragt, ob der Bericht gespeichert werden soll. Klicken Sie auf Ja, geben Sie dem Bericht einen Namen und klicken Sie OK.

Den Bericht sortieren

Ohne Sortierung oder Gruppierung werden die Datensätze in der Reihenfolge in den Bericht eingefügt, wie sie aus der Datenbank abgerufen werden.

1. Öffnen Sie den Bericht-Designer und klicken Sie auf das Symbol Sortierung und Gruppierung in der Symbolleiste Standard. Sie sehen das Dialogfeld Sortierung und Gruppierung.

2. Klicken Sie im Gruppenfeld auf das Feld, welches Sie als erstes Sortierungsfeld wünschen, und setzen die Sortierungs-Eigenschaften.

3. Den Bericht ausführen.

Gruppierung

1. Öffnen Sie den Bericht-Designer und klicken Sie auf das Symbol Sortierung und Gruppierung in der Symbolleiste Standard. Sie sehen das Dialogfeld Sortierung und Gruppierung.

2. Öffnen Sie das Listenfeld Gruppenkopf im Fenster Sortierung und Gruppierung und wählen Sie, dass der Gruppenkopf angezeigt wird.

3. Klicken Sie das Symbol Feld hinzufügen , um das gleichnamige Fenster zu öffnen.

4. Ziehen Sie den zu gruppierenden Feldeintrag in den Gruppenkopfbereich und legen ihn dort ab. Dann ziehen sie die verbleibenden Felder in den Detailbereich und legen diese dort ab.

5. Führen Sie den Bericht aus. Der Bericht zeigt die gruppierten Datensätze.

Um zu sortieren und zu gruppieren, öffnen Sie die Berichtsentwurfsansicht und dann den Dialog Sortierung und Gruppierung. Für die zu gruppierenden Felder zeigen Sie den Gruppenkopf an. Für die zu sortierenden Felder blenden Sie den Gruppenkopf aus. Schließen Sie das Fenster Sortierung und Gruppierung und führen dann den Bericht aus.

Aktualisieren und Drucken Ihrer Daten

Wenn Sie einige neue Daten in die Tabelle einfügen oder Daten bearbeiten, wird ein neuer Bericht diese aktualisierten Daten anzeigen.

Klicken Sie auf das Symbol Berichte und klicken Sie doppelt auf den zuletzt gespeicherten Bericht. Es wird ein neues Writer-Dokument erstellt, welches die neuen Daten zeigt.

Um einen Bericht zu drucken, wählen Sie Datei - Drucken... im Writer-Dokument.