Rapportgenerator

Rapportgeneratoren er et værktøj til at oprette dine egne databaserapporter. I modsætning til Rapportguiden, kan du med Rapportgeneratoren styre designet af rapporten, som du ønsker. Den genererede rapport er et Writer-dokument, som du også kan redigere.

For at installere JRE softwaren

Rapportgeneratoren kræver at der er installeret et Java afviklingsmiljø (JRE).

1. Vælg - LibreOffice - Avanceret.

2. Vent i op til et minut, mens LibreOffice indsamler information om installeret Java software på dit system.

   Hvis en nylig JRE version er fundet på dit system, ser du en indførsel på listen.

3. Klik på knappen for indstillinger foran elementet for at aktivere denne JRE version til brug i LibreOffice.

4. Vær sikker på at Anvend et Java-afviklingsmiljø (Java Runtime Environment - JRE) er aktiveret.

Hvis der ikke findes nogen JRE version på dit system, kan du åbne en web browser og hente JRE software fra http://www.java.com. Installér JRE softwaren. Herefter genstartes LibreOffice, hvorefter - LibreOffice - Avanceret atter åbnes.

Åbne rapportgenerator

1. Åbn en Base-fil eller opret en ny database. Databasen skal indeholde mindst en tabel med mindst et datafelt og et primærnøglefelt.

2. Klik på ikonet Rapporter i Base-vinduet og vælg så Opret rapport i Designvisning.

   Vinduet Rapportgenerator åbnes.

Rapportgeneratoren er delt i tre områder. Øverst ser du menuen med værktøjslinjerne nedenunder.

Til højre ser du vinduet Egenskaber med det aktuelt valgte objekts egenskaber.

Den venstre del af Rapportgenerator-vinduet indeholder rapportdesignvisningen. Rapportdesignvisningen er først opdelt i tre sektioner, fra øverst til nederst:

1. Sidehoved - træk kontrolfelter med fast tekst ind i sidehovedområdet

2. Detaljer - træk og slip databasefelter ind i området Detajler

3. Sidefod - træk kontrolfelter med fast tekst ind i sidefodsområdet

For at indsætte endnu et område med Rapportsidehoved og Rapportsidefod skal du vælge Rediger - Indsæt Rapportsidehoved/fod. Disse områder indeholder tekst, som vises i begyndelsen og slutningen af rapporten.

Klik på ikonet "-" ikon foran et områdenavn for at minimere området til en enkelt linje i rapportgeneratorvisningen. Ikonet "-" ændres til et "+"-ikon, og du kan klikke på det for at udvide området igen.

Du indsætter databasefelter med træk-og-slip til området Detaljer. Se sektionen "Indsæt felter i rapporten" nedenfor.

Desuden kan du klikke på ikonerne Etiketfelt eller Tekstfelt i værktøjslinjen og derefter trække et rektangel i Sidehoved- eller Sidefodsområdet for at angive en tekst, som er den samme på alle sider. Du indtaster teksten i feltet Etiket i det tilsvarende vindue med Egenskaber. Du kan også tilføje grafik ved at bruge Grafik-ikonet.

For at forbinde rapporten til en databasetabel

1. Flyt musen til at egenskabsvisning. Du ser to faneblade, Generelt og Data.

2. Klik på Indhold på fanebladet Data for at åbne kombinationsfeltet.

3. Marker tabellen som du vil oprette rapporten for.

4. Efter at have valgt tabellen skal du trykke på tasten Tab for at lukke indholdsvinduet.

Vinduet Tilføj felt åbnes automatisk og viser alle felter i den valgte tabel.

At indsætte felter i rapporten

Vinduet Tilføj felt hjælper dig med at indsætte tabelpunkterne i rapporten. Klik på ikonet Tilføj felt på værktøjslinjen for at åbne vinduet Tilføj felt.

1. Træk og slip feltnavnene en for en fra vinduet Tilføj felt til Detaljeområdet i rapporten. Placer felterne som du vil. Brug ikonerne i værktøjslinjerne til at justere felterne.

   Felterne må ikke overlappe. Hvis du slipper et tabelfelt på området Detaljer, indsættes en etiket og et tekstfelt.

2. Du kan også indsætte tekst, som skal være den samme på hver side af rapporten. Klik på ikonet Etiketfelt , og træk så et rektangel i enten sidehoved eller sidefod området. Rediger etikettens egenskaber for at vise den tekst du ønsker.

Efter indsættelse af felter i detaljevisningen er rapporten klar til generering.

For at danne en rapport

1. Klik på ikonet Generer rapport på værktøjslinjen.

Et Writer-dokument åbnes og viser rapporten, du har oprettet, og det indeholder alle værdier, som du har indsat fra databasetabellen.

Hvis databasens indhold ændredes, skal du generere rapporten igen for at opdatere resultatet i rapporten.

For at redigere en rapport

Bestem først om du vil redigere den genererede rapport, som er et statisk Writer-dokument, eller om du vil redigere den rapportgeneratorvisningen og så generere en ny rapport baseret på det nye design.

Writer-sokumentet er åbnet skrivebeskyttet. For at redigere Writer-dokumentet klikker du på Rediger dokument på informationslinjen eller Rediger - Redigeringstilstand.

Hvis du vil redigere udseendet af rapportgeneratoren, kan du ændre nogle af dets egenskaber.

Klik i området Detaljer. Skift så nogle egenskaber i egenskabsvinduet, for eksempel baggrundsfarven.

Efter afslutning skal du klikke på ikonet Generer rapport for at oprette en ny rapport.

Hvis du lukker Rapportgeneratoren, bliver du spurgt, om rapporten skal gemmes. Klik Ja, giv rapporten et navn og klik OK.

Sortere rapporten

Uden sortering eller gruppering vil dataposterne blive indsat i rapporten i den rækkefølge, som de er hentet fra databasen.

1. Åbn rapportgeneratorvisningen og klik på ikonet Sortering og gruppering på værktøjslinjen. Du ser dialogen Sortering og gruppering.

2. I feltet Grupper skal du klikke på det felt, som du ønsker som det første sorteringsfelt og angive sorteringsegenskaberne.

3. Udfør rapporten.

Gruppering

1. Åbn rapportgeneratorvisningen og klik på ikonet Sortering og gruppering på værktøjslinjen. Du ser dialogen Sortering og gruppering.

2. I feltet Grupper skal du åbne rullelisten Gruppesidehoved og markere visning af et gruppesidehoved.

3. Klik på ikonet Tilføj felt for at åbne vinduet Tilføj felt.

4. Træk og slip det feltelement som du vil gruppere ind i gruppens sidehovedsektion. Træk så og slip de resterende felter ind i detaljesektionen.

5. Generer rapporten. Rapporten viser de grupperede dataposter.

Hvis du vil sortere og gruppere, skal du åbne rapportgeneratorvisningen og så åbne dialogen Sortering og gruppering. Marker visning af et gruppehoved for de felter, du vil gruppere, og skjul gruppehovedet for de felter, du vil have sorteret. Luk vinduet Sortering og gruppering og kør rapporten.

Opdatering og udskrivning af dine data

Når du indsætter nye data eller redigerer data i tabellen, vil en ny rapport vil vise de opdaterede data.

Klik på ikonet Rapporter og dobbeltklik på din sidst gemte rapport. Der vil så blive oprettet et nyt Writer-dokument, som viser de nye data.

Vælg Filer - Udskriv fra Writer-dokumentet for at udskrive en rapport.